Od dnia 1 lipca 2016 roku już pierwsze przedsiębiorstwa będą musiały udostępniać Urzędowi Skarbowemu szczegółowe dane finansowo-księgowe oraz handlowe w formie elektronicznej. W tym celu firmy będą zobowiązane generować dane pochodzące z własnych ksiąg podatkowych w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Dzięki temu Urzędy Skarbowe będą mogły analizować wszelkie informacje dotyczące działalności danej organizacji w sposób elektroniczny. Celem przedsięwzięcia jest ułatwienie i usprawnienie kontroli polskich przedsiębiorstw, a także uszczelnienie systemu podatkowego i większe wpływy do budżetu z podatku VAT.
Kto musi wdrożyć Jednolity Plik Kontrolny i w jakim zakresie?
Na mocy zmiany Ordynacji podatkowej obowiązek przekazywania plików JPK na żądanie w ramach postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej dotyczy wszystkich podatników prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych. W ramach czynności sprawdzających obowiązek ten dotyczy także kontrahentów podatników wykonujących działalność gospodarczą. Obowiązki związane z JPK będą dotyczyły od lipca br. dużych przedsiębiorców, natomiast od 1 lipca 2018 r. do przestrzegania tych przepisów będą zobligowane wszystkie mikro-, małe i średnie przedsiębiorstwa. W zakresie comiesięcznej konieczności przekazywania ewidencji VAT ustawodawca przewidział jeszcze krótsze terminy zwolnień.
Struktura Jednolitego Pliku Kontrolnego
Jednolity Plik Kontrolny (JPK) jest zbiorem danych, generowanym przy użyciu systemów informatycznych przedsiębiorstwa i zawierającym informacje o operacjach gospodarczych za określony okres, z ich możliwością przetwarzania. Wykorzystywany jest w nim standard XML, zaś resort finansów zamieścił odpowiednie struktury logiczne postaci elektronicznej ksiąg podatkowych i dowodów księgowych. Jednolity Plik Kontrolny ma umożliwić przedsiębiorstwom dostarczanie Urzędom Skarbowym danych w formie elektronicznej (mailowo lub na nośniku) w podziale na wyodrębnione struktury:
- Struktura 1 – księgi rachunkowe
- Struktura 2 – wyciąg bankowy
- Struktura 3 – magazyn
- Struktura 4 – ewidencje zakupu i sprzedaży VAT
- Struktura 5 – faktury VAT
- Struktura 6 – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- Struktura 7 – ewidencja przychodów
Od kiedy i w jakim zakresie JPK będzie obowiązywał przedsiębiorców?
Jednolity Plik Kontrolny będzie dotyczył każdej procedury podatkowej realizowanej przez organy podatkowe oraz organy kontroli skarbowej po 1 lipca 2016 roku w firmach zatrudniających więcej niż 250 pracowników lub osiągających powyżej 50 mln euro obrotu rocznie/sumę aktywów powyżej 43 mln euro a od 1 lipca 2018r. we wszystkich mikro-, małych i średnich przedsiębiorstwach, m.in. takich jak:
- czynności sprawdzające (kontrole krzyżowe)
- kontrole podatkowe
- postępowanie podatkowe i kontrolne
Organy skarbowe będą miały możliwość żądania przekazania ksiąg w JPK w określonym zakresie i wybranym okresie. Nie wdrożenie przez firmę JPK lub też, udostępnienie nieprawidłowych danych może wiązać się z jej odpowiedzialnością karno-skarbową.
Obowiązek comiesięcznego przesyłania struktury ewidencje VAT
Działające w Polsce przedsiębiorstwa będą zobowiązane dodatkowo do przesyłania co miesiąc struktury ewidencji VAT. Co warto podkreślić, nowe przepisy nie wprowadzają żadnych wyjątków w zakresie miesięcznego przekazywania ewidencji VAT w formie JPK w terminie do 25 dnia następnego miesiąca. Tym samym, podatnicy rozliczający się kwartalnie będą mieli obowiązek comiesięcznego przesyłania ewidencji VAT, pomimo, iż sama deklaracja VAT będzie sporządzana i składana kwartalnie.
Terminy od kiedy należy przesyłać ewidencje VAT dla poszczególnych grup przedsiębiorców:
- duże przedsiębiorstwa – od lipca 2016 roku,
- średnie i małe przedsiębiorstwa – od stycznia 2017 roku,
- mikroprzedsiębiorstwa – od stycznia 2018 roku.
Jak się przygotować do wdrożenia JPK?
W związku z nowymi przepisami użytkowane przez przedsiębiorstwa systemy finansowo-księgowe będą musiały zostać dostosowane do zmian, umożliwiając edycję ksiąg podatkowych i tworzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego wg wytycznych Ministerstwa Finansów. Tak więc, w większość przypadków uruchomienie JPK będzie się wiązało z koniecznością analizy użytkowanego oprogramowania oraz implementacji w nim funkcjonalności.
Wdrożenie Jednolitego Pliku Kontrolnego to standardowe działanie projektowe, wymagające alokacji odpowiednich zasobów nie tylko po stronie dostawcy systemów, ale także po stronie przedsiębiorstwa to oprogramowanie wykorzystującego. Biorąc pod uwagę krótki czas na wprowadzenie JPK dla małych i średnich przedsiębiorstw już dzisiaj należy uwzględnić w planach na najbliższe pół roku niezbędny czas oraz zasoby aby być gotowym na wypełnienie nowych obowiązków wobec Urzędu Skarbowego i nie narazić się na ewentualną odpowiedzialność karno-skarbową.
W zakresie szczegółowych informacji dotyczących wdrożenia JPK, zapraszamy do kontaktu.